« Apollo 13 » ou comment rendre vos réunions plus efficaces
Vous avez surement déjà éprouvé la sensation après une réunion que tout était allé de travers, qu’au final il n’en ressort pas grand chose ou qu’après coup personne n’a compris ni l’enjeu ni la direction décidée.
Des outils tels que les Liberating Structure existent et qui vont structurer votre organisation mais comme toujours le facteur humain s’en mêle et il ne suffit pas de suivre une recette pour que tout fonctionne.
Afin de se rendre compte des interactions positives ou négatives à l’oeuvre dans nos réunions, je vous propose en préambule à vos ateliers de sensibiliser vos participants avec un jeu agile créé par Eric Van De Bor et Félix Tapin.
Principe
Cet atelier est inspiré de la réunion de crise qui a eu lieu lors de la mission Apollo 13 : un recycleur d’air est HS, il faut le remplacer. A terre on boucle un groupe d’experts en leur donnant tout le matériel disponible à bord de la capsule avec lequel ils doivent composer pour établir la procédure de remplacement en moins de 30mnLa réunion doit être efficace mais le sera-t-elle ?
Organisation
1h au total, de 7 à 14 participants.
Il se déroule en deux phases de 30 minutes chacune :
1 Incident Apollo 13
Lancer la réunion à l’heure +3 minutes, en ayant affiché les présentations aux murs de la salle.
On n’attend pas les éventuels retardataires.
Il faut mettre un décompte du temps restant visible de tous.
2 Débrief
A l’issue de la réunion, poser la question de savoir ce qui a fonctionné.
Prendre jusqu’à 15 minutes en notant les bonnes choses et aussi les pratiques à éviter sur des post-it collés sur un tableau.
Prendre les pratiques qui ont fait que la réunion à réussi et poser la question de savoir si elles sont mises en place au sein de l’organisation.
Demander quelles sont les pratiques inspirantes et qu’ils souhaiteraient mettre en place au sein de leur organisation.
Eléments perturbateurs
Des éléments perturbateurs ont été volontairement introduits dans le jeu :
- Des questions inutiles qui n’apportent pas d’informations et provoquent du « bruit » ;
- Des affinités entre personnes qui faussent les relations de confiance équitables ;
- Des niveaux de certitudes variables dans les informations rapportées.
Rôle de l’animateur
L’animateur donne les consignes, explique le fonctionnement, positionne son affichage, distribue les cartons avec les noms et fonctions et s’assure que ceux-ci sont visibles de tous.
Il est important que les éléments perturbateurs soient utilisés par les participants. Ceux-ci doivent tomber dans le piège, c’est plus drôle, tellement représentatifs des dysfonctionnements habituels et obligera l’équipe à les surpasser. L’animateur fera remarquer si nécessaire les affinités, niveau de certitude ou la possibilité d’obtenir des points en posant des questions.
Lors du débrief, l’animateur fera le tour des événements qui ont influencés positivement ou négativement la réalisation de l’objectif et reviendra sur la façon dont l’équipe a su ou pas surpasser les événements perturbateurs.
Variantes
Il est possible d’avoir un observateur ou 2 (éventuellement des personnes qui ont déjà effectuées l’atelier). Ces personnes feront comme l’animateur et après avoir notés les faits qui leurs semblent avoir influencé la réunion, les partagerons pour faciliter le débrief.